编写岗位说明书的必要性 - 潍坊市人力资源服务集团
编写岗位说明书的必要性

一、什么是岗位说明书

岗位说明书是组织管理活动中的一项重要的基础性材料,它对组织内部各岗位在组织结构中所处的位置、应有的权责、应发挥的作用和功能,如何评价该岗位的职责以及任职资格等方面进行系统的描述。主要包括岗位基本信息、岗位设置目的、工作职责、工作关系、工作特征、任职资格六个方面。

二、为什么要编制岗位说明书

随着国际市场和国内市场竞争的加剧,企业的外部环境正在发生深刻的变化。当环境的不确定性正在成为常态时,企业内部管理的科学性、规范性,应当成为应对外界环境不确定性的最为基础的手段。企业战略的实现,依托于内部组织机构的设置,它决定了企业的资源投入、体现着企业的价值链运作方式。而组织架构是否能够实现预期的功能,又取决于构成架构的每一个具体的岗位的功能设置。岗位功能,即岗位职责是否能够充分实现,则取决于岗位所匹配的人的能力素质是否和岗位的要求相一致。因此,岗位是组织目标和功能最基础的载体,只有当组织将其整体目标及职能逐步合理分配给组织中各部门,各部门的目标及职能再合理分配到该部门各岗位后,企业的战略和目标最终才有可能得到最终实现。

基于岗位的一系列管理行为,是企业管理重要的基础和核心。一方面,企业通过对各岗位职责的完成情况进行监督、管理、协调、调整及控制,有效把握目标的实现进程;另一方面,基于岗位的任职资格做好人员的选、用、育、留,确保更好的满足岗位要求,实现更好的人岗匹配。岗位管理的重要前提,就是建立企业各个岗位的岗位说明书。

三、编制岗位说明书的作用

好的岗位说明书不仅可以使员工清楚知道他们的工作职责、范围、被考核标准以及在企业战略目标实现过程中的重要性,还在以下方面有着重要意义:

(一)薪酬管理方面。薪酬管理的核心是对组织中的各个岗位进行重要性评价,而岗位评价围绕的核心就是岗位说明,清晰、完整的岗位说明可以帮助我们准确的衡量各个岗位的价值和重要性差异,进行同、外部对比,从而制定公平、合理的岗位薪酬标准和相关的薪酬政策。

(二)人员甄选和配置方面。从岗位说明书中可以获取不同岗位的任职资格标准,包括知识、经验、专业技能、综合素质等等,这些标准帮助我们在人员招聘与选拔、任用工作上更加准确和有针对性。

(三)培训和员工开发方面。岗位说明书中描述的工作职责和任职资格条件,是制定岗位培训计划的重要依据,基于岗位任职资格的培训,可以更好地提升人岗匹配的程度,更好地实现组织绩效。

(四)绩效管理方面。一个岗位的绩效目标,其核心就来源于岗位的职责。同时,检验、评价一个岗位是否满足要求,也是围绕岗位的职责履行情况展开,为培训、员工任用、调整提供重要参考依据。

        (五)职位管理方面。岗位说明书所反应出的组织中各个岗位的权责关系、岗位间的层级关系、信息交流方向等基本信息,是我们分析、优化组织架构及职位管理的重要依据。




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